membuat izin sekolah

Membuat Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Terbaik

Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting yang perlu dikuasai oleh siswa dan orang tua. Surat izin yang dibuat dengan baik memastikan bahwa ketidakhadiran siswa tercatat secara resmi dan alasan ketidakhadiran dipahami oleh pihak sekolah. Artikel ini akan membahas secara mendalam cara membuat surat izin sekolah yang efektif, termasuk format yang benar, bahasa yang sesuai, contoh-contoh praktis, dan tips untuk memastikan surat izin diterima dengan baik.

Struktur dan Format Surat Izin Sekolah yang Benar

Surat izin sekolah harus mengikuti struktur yang jelas dan mudah dibaca. Format yang umum digunakan adalah format surat resmi, yang meliputi:

1. Kepala Surat (Kop Surat): Meskipun tidak wajib untuk surat izin yang ditulis tangan, kepala surat (kop surat) sangat dianjurkan jika surat diketik atau dicetak. Kop surat berisi nama sekolah, alamat, nomor telepon, dan logo sekolah (jika ada). Ini memberikan kesan profesional dan resmi.

2. Tanggal Pembuatan Surat: Tanggal surat ditulis di bagian atas, biasanya di sisi kanan atau kiri, setelah kepala surat. Format tanggal yang umum digunakan adalah “tanggal bulan tahun” (contoh: 27 Oktober 2023).

3. Perihal/Hal: Bagian ini secara singkat menjelaskan tujuan surat, yaitu “Izin Tidak Masuk Sekolah.” Ini membantu penerima surat untuk memahami isi surat dengan cepat.

4. Yth. (Yang Terhormat): Ditulis di bawah perihal, diikuti dengan jabatan atau nama orang yang dituju. Contoh: “Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Nama Kelas]” atau “Yth. Bapak/Ibu Guru [Mata Pelajaran].” Pastikan untuk menggunakan gelar yang tepat.

5. Salam Pembukaan: Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”.

6. Isi surat: Bagian ini adalah inti dari surat izin. Isi surat harus jelas, ringkas, dan berisi informasi penting berikut:

   • Identitas Siswa: Nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS/NISN).
   • Alasan Ketidakhadiran: Penjelasan yang jelas dan jujur mengenai alasan siswa tidak dapat masuk sekolah. Alasan harus spesifik dan dapat dipercaya. Contoh: sakit, keperluan keluarga, menghadiri acara penting, atau mengikuti kegiatan di luar sekolah.
   • Lama Ketidakhadiran: Menyebutkan tanggal atau rentang tanggal siswa tidak masuk sekolah. Contoh: “tanggal 27 Oktober 2023” atau “dari tanggal 27 Oktober 2023 sampai 29 Oktober 2023.”
   • Permohonan Izin: Secara eksplisit menyatakan permohonan izin untuk tidak masuk sekolah.
   • Janji untuk Mengikuti Pelajaran: Menyatakan kesanggupan siswa untuk mengejar ketinggalan pelajaran yang terlewat.
   • Informasi Tambahan (Jika Perlu): Jika ada informasi tambahan yang relevan, seperti surat keterangan dokter (jika sakit), dapat disertakan di bagian ini.

7. Salam Penutup: Salam penutup yang umum digunakan adalah “Hormat saya,”.

8. Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali: Ditandatangani oleh orang tua/wali siswa, diikuti dengan nama lengkap orang tua/wali. Jika siswa sudah cukup dewasa (misalnya, SMA), siswa dapat menandatangani surat izin sendiri dengan persetujuan orang tua/wali.

Bahasa yang Benar dalam Surat Izin Sekolah

Bahasa yang digunakan dalam surat izin sekolah harus sopan, formal, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa informal. Gunakan kalimat yang jelas dan ringkas untuk menyampaikan informasi. Pastikan tata bahasa dan ejaan benar. Perhatikan contoh berikut:

• Benar: “Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]kelas [Kelas]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 27 Oktober 2023 karena sakit.”
• Salah: “Saya mau ngasih tau kalo anak saya, [Nama Siswa]gak bisa sekolah besok soalnya sakit.”

Contoh Surat Izin Sekolah (Sakit)

[Kop Surat (Jika Ada)]

27 Oktober 2023

Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Nama Kelas]

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]kelas [Kelas]NIS [NIS]tidak dapat masuk sekolah pada hari Jumat, 27 Oktober 2023, dikarenakan sakit.

Sebagai bukti, terlampir surat keterangan dokter. Saya mohon Bapak/Ibu Wali Kelas untuk memberikan izin kepada anak saya. Anak saya akan berusaha untuk mengejar ketinggalan pelajaran yang terlewat.

Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Orang Tua/Wali]

Contoh Surat Izin Sekolah (Kebutuhan Keluarga)

[Kop Surat (Jika Ada)]

27 Oktober 2023

Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Guru [Mata Pelajaran]

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]kelas [Kelas]NIS [NIS]tidak dapat mengikuti pelajaran [Mata Pelajaran] pada hari Jumat, 27 Oktober 2023, dikarenakan ada keperluan keluarga yang mendesak. Kami sekeluarga harus menghadiri acara pernikahan saudara di luar kota.

Saya mohon Bapak/Ibu Guru untuk memberikan izin kepada anak saya. Anak saya akan berusaha untuk mengejar ketinggalan pelajaran yang terlewat dengan meminjam catatan teman dan mengerjakan tugas yang diberikan.

Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Orang Tua/Wali]

Contoh Surat Izin Sekolah (Kegiatan di Luar Sekolah)

[Kop Surat (Jika Ada)]

27 Oktober 2023

Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah [Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Siswa]kelas [Kelas]NIS [NIS]tidak dapat masuk sekolah dari tanggal 27 Oktober 2023 sampai dengan 29 Oktober 2023, dikarenakan mengikuti kegiatan [Nama Kegiatan] yang diselenggarakan oleh [Nama Organisasi]. Kegiatan ini merupakan kegiatan [Jenis Kegiatan] tingkat [Tingkat Kegiatan].

Surat izin dari panitia kegiatan terlampir sebagai bukti. Saya mohon Bapak/Ibu Kepala Sekolah untuk memberikan izin kepada anak saya. Anak saya akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan semua tugas dan mengejar ketinggalan pelajaran yang terlewat.

Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Orang Tua/Wali]

Tips Membuat Surat Izin Sekolah yang Efektif

• Buat Surat Sedini Mungkin: Jangan menunggu sampai hari ketidakhadiran untuk membuat surat izin. Semakin cepat surat diberikan, semakin baik.
• Berikan Alasan yang Jujur dan Spesifik: Jangan memberikan alasan yang dibuat-buat atau terlalu umum.
• Sertakan Bukti Pendukung (Jika Ada): Jika alasan ketidakhadiran adalah sakit, sertakan surat keterangan dokter. Jika mengikuti kegiatan di luar sekolah, sertakan surat izin dari panitia kegiatan.
• Periksa Kembali Surat: Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan. Periksa juga apakah semua informasi yang diperlukan sudah tercantum.
• Simpan salinan surat itu: Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.
• Kirimkan Surat Kepada Pihak yang Tepat: Pastikan surat izin diberikan kepada wali kelas, guru mata pelajaran, atau pihak sekolah yang berwenang.
• Komunikasikan dengan Guru: Selain membuat surat izin, sebaiknya komunikasikan juga alasan ketidakhadiran siswa dengan guru secara langsung, terutama jika ketidakhadiran berlangsung lama.

Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan diterima dengan baik oleh pihak sekolah. Ingatlah bahwa surat izin yang baik menunjukkan tanggung jawab dan kepedulian terhadap pendidikan.