cara bikin surat izin sekolah

Cara Bikin Surat Izin Sekolah yang Benar: Panduan Lengkap dan Praktis

Membuat surat izin sekolah adalah keterampilan penting yang perlu dikuasai, baik oleh siswa maupun orang tua. Surat izin yang baik tidak hanya menyampaikan ketidakhadiran siswa, tetapi juga memberikan alasan yang jelas dan meyakinkan, sehingga diterima oleh pihak sekolah. Berikut panduan lengkap dan praktis cara membuat surat izin sekolah yang efektif.

1. Memahami Format Standar Surat Izin Sekolah

Surat izin sekolah umumnya mengikuti format surat resmi. Format ini memastikan surat terlihat profesional dan mudah dipahami. Elemen-elemen penting dalam format surat izin meliputi:

• Kop Surat (Opsional): Jika surat dibuat oleh orang tua atau wali, kop surat tidak wajib. Namun, jika surat dibuat oleh organisasi atau lembaga yang terkait dengan siswa, kop surat berisi nama, alamat, dan kontak organisasi tersebut.
• Tanggal Pembuatan Surat: Tuliskan tanggal, bulan, dan tahun surat dibuat. Letakkan di pojok kanan atas atau kiri atas surat. Contoh: Jakarta, 16 November 2023.
• Perihal/Subjek Surat: Tuliskan secara singkat tujuan surat, yaitu “Izin Tidak Masuk Sekolah.” Ini membantu pihak sekolah dengan cepat memahami isi surat.
• Yth. (Yang Terhormat): Ditujukan kepada kepala sekolah atau guru wali kelas. Contoh: Yth. Bapak/Ibu [Nama Guru Wali Kelas]Wali Kelas [Kelas Siswa]Dari [Nama Sekolah].
• Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.
• Isi surat: Bagian terpenting surat, berisi informasi detail mengenai ketidakhadiran siswa.
• Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Hormat kami,”.
• Tanda tangan dan Nama Lengkap: Siswa atau orang tua/wali menandatangani surat dan menuliskan nama lengkap di bawah tanda tangan.
• Keterangan Tambahan (Opsional): Bisa ditambahkan jika diperlukan, seperti nomor telepon yang bisa dihubungi.

2. Menentukan Alasan Izin yang Valid dan Jelas

Alasan izin harus jujur, jelas, dan masuk akal. Pihak sekolah akan lebih mudah menerima surat izin jika alasan yang diberikan meyakinkan. Beberapa alasan yang umum diterima meliputi:

• Sakit: Jelaskan gejala sakit yang dialami siswa. Contoh: “Anak saya, [Nama Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 16 November 2023 dikarenakan sakit demam dan batuk.”
• Kebutuhan Penting Keluarga: Memperjelas kebutuhan keluarga yang mendesak. Contoh: “Anakku, [Nama Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 16 November 2023 dikarenakan harus mendampingi orang tua ke rumah sakit untuk pemeriksaan kesehatan.”
• Acara Keluarga: Jelaskan acara keluarga yang penting. Contoh: “Anak saya, [Nama Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 16 November 2023 dikarenakan menghadiri acara pernikahan keluarga di luar kota.”
• Mengikuti Kegiatan di Luar Sekolah: Jelaskan kegiatan yang diikuti siswa. Contoh: “Anak saya, [Nama Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 16 November 2023 dikarenakan mengikuti lomba [Nama Lomba] tingkat [Tingkat Lomba] Dari [Tempat Lomba].”
• Kondisi Darurat: Jelaskan kondisi darurat yang terjadi. Contoh: “Anak saya, [Nama Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 16 November 2023 dikarenakan terjadi banjir di sekitar rumah dan akses jalan tertutup.”

Hindari memberikan alasan yang tidak jelas atau meragukan, seperti “ada urusan penting” tanpa penjelasan lebih lanjut. Semakin detail dan spesifik alasan yang diberikan, semakin besar kemungkinan surat izin diterima.

3. Susunlah isi surat dengan bahasa yang sopan dan formal

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta hindari penggunaan bahasa gaul atau informal. Susun kalimat dengan jelas dan ringkas. Berikut contoh isi surat izin yang baik:

• Contoh Surat Izin Sakit:

  Dengan hormat,

  Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

  Nomor: [Nama Siswa]
  Kelas: [Kelas Siswa]
  NIS: [Nomor Induk Siswa]

  Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Kamis, 16 November 2023 dikarenakan sakit demam dan batuk.

  Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

  salam saya,

  [Tanda Tangan]

  [Nama Orang Tua/Wali]

• Contoh Izin Kebutuhan Keluarga :

  Dengan hormat,

  Saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali dari:

  Nomor: [Nama Siswa]
  Kelas: [Kelas Siswa]
  NIS: [Nomor Induk Siswa]

  Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Kamis, 16 November 2023 dikarenakan harus mendampingi saya ke rumah sakit untuk pemeriksaan kesehatan.

  Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

  salam saya,

  [Tanda Tangan]

  [Nama Orang Tua/Wali]

4. Mencantumkan Informasi Penting Siswa dengan Lengkap

Pastikan informasi mengenai siswa tercantum dengan lengkap dan benar. Informasi ini meliputi:

• Nama Lengkap Siswa: Tuliskan nama lengkap siswa sesuai dengan yang tertera di kartu pelajar atau rapor.
• Kelas: Tuliskan kelas siswa dengan jelas.
• Nomor Induk Siswa (NIS): Jika ada, cantumkan NIS siswa. Ini membantu pihak sekolah mengidentifikasi siswa dengan lebih mudah.

5. Memperhatikan Jangka Waktu Izin

Tuliskan tanggal atau jangka waktu izin dengan jelas. Jika siswa izin selama beberapa hari, sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir izin. Contoh: “Tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 16-17 November 2023.”

6. Menulis Surat dengan Tulisan Tangan yang Rapi (Jika Diperlukan)

Beberapa sekolah mungkin mengharuskan surat izin ditulis tangan. Jika demikian, pastikan tulisan tangan rapi dan mudah dibaca. Gunakan tinta hitam atau biru. Jika memungkinkan, minta orang tua atau wali untuk menulis surat izin, terutama jika siswa masih di tingkat sekolah dasar atau menengah pertama.

7. Menggunakan Template Surat Izin Sekolah (Jika Tersedia)

Beberapa sekolah menyediakan template surat izin yang bisa diunduh atau diisi secara online. Jika sekolah menyediakan template, gunakan template tersebut untuk memastikan surat izin sesuai dengan format yang diinginkan.

8. Meminta Tanda Tangan Orang Tua/Wali

Untuk siswa di tingkat sekolah dasar dan menengah pertama, surat izin wajib ditandatangani oleh orang tua atau wali. Untuk siswa di tingkat menengah atas, beberapa sekolah mungkin memperbolehkan siswa menandatangani surat izin sendiri, tetapi sebaiknya tetap meminta tanda tangan orang tua/wali untuk memperkuat alasan izin.

9. Menyampaikan Surat Izin kepada Pihak Sekolah Tepat Waktu

Usahakan menyampaikan surat izin kepada pihak sekolah sebelum siswa tidak masuk sekolah. Jika tidak memungkinkan, sampaikan surat izin sesegera mungkin setelah siswa tidak masuk sekolah. Ini menunjukkan itikad baik dan membantu pihak sekolah mencatat ketidakhadiran siswa.

10. Mengarsipkan Salinan Surat Izin

Simpan salinan surat izin sebagai bukti bahwa siswa telah mengajukan izin tidak masuk sekolah. Salinan surat izin bisa berguna jika ada pertanyaan atau masalah terkait ketidakhadiran siswa di kemudian hari.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan diterima oleh pihak sekolah. Ingatlah untuk selalu jujur, sopan, dan memberikan informasi yang jelas dan lengkap.