cara membuat surat izin sekolah smp

Cara Membuat Surat Izin Sekolah SMP: Panduan Lengkap dan Contoh

Surat izin sekolah adalah dokumen penting yang memberikan pemberitahuan resmi kepada pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa. Surat ini diperlukan ketika siswa tidak dapat hadir karena sakit, keperluan keluarga, atau alasan penting lainnya. Membuat surat izin yang baik dan benar akan memastikan bahwa ketidakhadiran siswa tercatat secara resmi dan menghindari sanksi atau masalah administrasi. Berikut adalah panduan lengkap tentang cara membuat surat izin sekolah SMP, dilengkapi dengan contoh dan tips penting:

1. Struktur Surat Izin Sekolah SMP

Surat izin sekolah memiliki struktur standar yang perlu diikuti agar terlihat profesional dan mudah dipahami. Struktur ini meliputi:

• Kepala Surat (Kop Surat): Meskipun tidak wajib untuk surat izin yang ditulis orang tua, mencantumkan kop surat (jika ada) akan memberikan kesan lebih formal. Kop surat biasanya berisi nama dan alamat orang tua/wali.
• Tanggal Surat: Tuliskan tanggal surat dibuat. Letakkan di bagian kanan atas atau kiri atas surat, tergantung preferensi. Format tanggal yang umum digunakan adalah “Tanggal Bulan Tahun” (contoh: 27 Oktober 2023).
• Perihal: Tuliskan “Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah” atau “Perihal: Permohonan Izin”. Ini memberikan gambaran singkat tentang isi surat.
• Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas (Nama Kelas): Tujukan surat tersebut kepada wali kelas yang bersangkutan. Pastikan Anda mengetahui nama lengkap dan kelas wali kelas. Contoh: “Yth. Bapak/Ibu Rina Susanti, Wali Kelas VII-A”.
• Isi surat: Bagian ini adalah inti dari surat izin. Isi surat harus jelas, ringkas, dan informatif.
  • Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Hormat kami,” atau “Assalamualaikum Wr. Wb.”.
  • Identitas Siswa: Sebutkan nama lengkap siswa, kelas, dan nomor induk siswa (NIS). Contoh: “Dengan ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari: Nama: Andi Pratama, Kelas: VIII-B, NIS: 12345”.
  • Alasan Izin: Jelaskan alasan mengapa siswa tidak dapat masuk sekolah. Alasan harus jelas, jujur, dan dapat diterima. Contoh alasan: “Sakit demam”, “Menghadiri acara keluarga”, “Berobat ke dokter”. Hindari alasan yang mengada-ada atau tidak masuk akal.
  • Durasi Izin: Sebutkan tanggal berapa siswa tidak masuk sekolah. Jika lebih dari satu hari, sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir. Contoh: “Tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 27 Oktober 2023” atau “Tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar dari tanggal 27 Oktober 2023 sampai dengan 29 Oktober 2023”.
  • Permintaan maaf: Sampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Contoh: “Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya mengucapkan terima kasih” atau “Mohon maaf atas ketidakhadiran anak saya dan atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih”.
  • Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.”.
• Tanda Tangan dan Nama Jelas Orang Tua/Wali: Orang tua/wali murid wajib menandatangani surat izin. Di bawah tanda tangan, tuliskan nama jelas orang tua/wali murid.

2. Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Sakit)

[Kop Surat (Opsional)]
[Tanggal Surat]

Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Rina Susanti, Wali Kelas VIII-B

Dengan hormat,

Dengan ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:

Nama: Andi Pratama
Kelas: VIII-B
NIS: 12345

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Jumat, 27 Oktober 2023, dikarenakan sakit demam.

Bersama surat ini, saya lampirkan surat keterangan dokter (jika ada).

Atas perhatian dan izin yang diberikan saya ucapkan terima kasih.

salam saya,

[Tanda Tangan]

Budi Santoso
(Orang Tua/Wali Murid)

3. Contoh Surat Izin Sekolah SMP (Keperluan Keluarga)

[Kop Surat (Opsional)]
[Tanggal Surat]

Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah

Yth. Bapak/Ibu Rina Susanti, Wali Kelas VIII-B

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini, orang tua/wali murid dari:

Nama: Andi Pratama
Kelas: VIII-B
NIS: 12345

Memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar dari tanggal 27 Oktober 2023 sampai dengan 29 Oktober 2023, dikarenakan harus menghadiri acara keluarga di luar kota.

Mohon maaf atas ketidakhadiran anak saya dan atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

[Tanda Tangan]

Budi Santoso
(Orang Tua/Wali Murid)

4. Tips Penting dalam Membuat Surat Izin Sekolah SMP

• Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal dalam surat izin. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
• Tulis Tangan atau Ketik: Surat izin boleh ditulis tangan atau diketik. Jika ditulis tangan, pastikan tulisan rapi dan mudah dibaca. Jika diketik, gunakan font yang mudah dibaca (contoh: Times New Roman, Arial) dengan ukuran font yang sesuai (contoh: 12 pt).
• Jelaskan Alasan dengan Jelas: Alasan ketidakhadiran harus dijelaskan dengan jelas dan jujur. Jangan memberikan alasan yang tidak jelas atau meragukan.
• Lampirkan Bukti Pendukung (Jika Ada): Jika memungkinkan, lampirkan bukti pendukung yang relevan, seperti surat keterangan dokter jika sakit, atau surat undangan jika menghadiri acara keluarga.
• Kirimkan Surat Izin Tepat Waktu: Usahakan untuk mengirimkan surat izin sebelum atau sesegera mungkin setelah siswa tidak masuk sekolah. Hal ini akan membantu pihak sekolah untuk mencatat ketidakhadiran siswa dengan benar.
• Konfirmasi Penerimaan Surat: Setelah mengirimkan surat izin, sebaiknya konfirmasi kepada wali kelas atau pihak sekolah apakah surat tersebut sudah diterima.
• Konsultasikan dengan Wali Kelas: Jika Anda memiliki pertanyaan atau keraguan mengenai pembuatan surat izin, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan wali kelas atau pihak sekolah.
• Perhatikan Kebijakan Sekolah: Setiap sekolah mungkin memiliki kebijakan yang berbeda mengenai surat izin. Pastikan Anda memahami dan mengikuti kebijakan yang berlaku di sekolah anak Anda.
• Simpan salinan surat itu: Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat membuat surat izin sekolah SMP yang baik dan benar, sehingga ketidakhadiran siswa tercatat secara resmi dan menghindari masalah administrasi.